Jokaisen yrityksen ja julkisen organisaation tärkeä toiminnan kehittämisen foorumi ovat säännöllisesti pidettävät henkilöstön, tiimien, osastojen, päälliköiden ja johdon kokoukset. Niillä on suuri merkitys kun halutaan luoda selkeyttä visioon, tavoitteisiin, kulttuurin, arvoihin tai vahvaan yhteishenkeen. Kokoukset ovat investointi nykyiseen ja tulevaan toimintaan. Tästä syystä kokousten ja suunnittelupalaverien toteuttamiseen on syytä panostaa sekä aikaa että osaamista. Laadukas ja hyvin toteutettu kokous sekä johdon tai henkilöstön tilaisuus ei synny sattumalta. Kokouspaikalla ja sen ympäristöllä on vaikutusta sekä kokouksen onnistumiseen että tunnelmaan.
LUONTO, LAATU JA YKSITYISYYS TARJOAVAT HYVÄT PUITTEET ONNISTUNEISIIN KOKOUKSIIN
Kokemus on osoittanut, että rauhallinen ympäristö, yksityisyys, luonto ja laatu niin ruoassa, tiloissa kuin majoituksissa ovat tärkeitä menestystekijöitä kokousten toteuttamisessa. Kokouspaikan tulee olla sopivalla etäisyydellä. Toisaalta, jotta osallistujilla ei mene aikaa kokouspaikalle matkustamiseen ja toisaalta, jotta osallistujat eivät lähde illaksi kotiin tai työtehtäviin. Tavoitteena on tiivis, vuorovaikutteinen, kahdesta viiteen päivään oleva seminaari, jossa kaikkien keskittyminen, ajatukset ja osaaminen ovat läsnä käsiteltävien aiheiden ympärillä.
KEHITÄ JA OSALLISTA, RAKENNA YHTEISHENKEÄ
Kokouksissa tulee saada kaikkien osallistujien mielipiteet ja näkemykset esille. Tämä vaatii kokemusta ja osaamista erilaisten kokoustekniikoiden ja ryhmätöiden toteuttamiseen. Jokaisen kokoukseen osallistuvan tulisi tuoda mielipiteensä ja näkemyksensä esille rakentavalla ja turvallisella tavalla. Kokouksen lopussa on hyvä tapa tehdä yhteenveto käsitellyistä asioista ja sovituista, vastuutetuista toimenpiteistä. Jokaisen kokouksen lopussa on syytä myös kerätä osallistujien mielipiteet tulevien kokousten ja yrityksen tilaisuuksien kehittämiseen. Mikäli aikataulu antaa mahdollisuuden, kokouksen lomaan kannattaa aina suunnitella yhteinen ulkoilu-, tehtävä- tai muu aktiviteetti perinteisen suomalaisen sauna tradition oheen.
INSPIROIVAT KOKOUKSET KAUNIISSA MERELLISESSÄ YMPÄRISTÖSSÄ
Kokoustilojen trendinä on lisäksi tilojen luova, rennompi toteuttaminen. Pöytä- ja tuolirivien sijaan kannattaa ideoita istumaryhmiä, sohvatiloja, vapaamuotoisia ratkaisuja. Hyviä kokemuksia on myös kokouksen tai koulutusjakson toteuttamisesta ulkotiloissa, terassilla, rannalla tai metsässä. Yhdessä kokeminen ja yhteistyö ovat avainsanoja kun suunnitellaan elämyksiä kokousten oheen. Kaikkina vuodenaikoina on mahdollista ideoita uudenlaisia kokoustila- ja yhteistyöratkaisuja.
Hyvä seminaari- ja kokoushotelli tarjoaa laadukkaat, toimivat puitteet. Oleellista ovat valoiset, inspiroivat kokoustilat sekä oheispalvelut saumattoman tapahtuman ja tilaisuuden luomiseksi. Huomiota on kiinnitettävä aikataulujen suunnitteluun, osallistujien toiveisiin sekä ruoan ja muun tarjoilun korkeaan tasoon. Calliola on erinomainen vaihtoehto jokaiselle kokoukselle kaikkina vuodenaikoina Raaseporin Snappertunassa, vain tunnin matkan päässä Helsingistä. Calliolan 25 toimintavuoden aikana on luotu puitteet ja joustava, lämminhenkinen palvelu jokaisen kokoukseen onnistuneeseen toteuttamiseen.
CALLIOLA, MONIMUOTOINEN JA LAADUKAS KOKOUSPAIKKA
Calliolan kokoustilat tarjoavat monta erilaista vaihtoehtoa. IdeaCallio on 10-130 hengen tyylikkäästi entisöity kokoustila entisen navettarakennuksen yläkertaan. Tilaa käytetään kokouksiin, ryhmätyöskentelyyn, hääjuhliin ja vaativiin tilaisuuksiin ympäri vuoden. Saman rakennuksen alakerrassa sijaitsee Kirjasto, jossa 8-20 henkeä voi pitää kokousta, ryhmätöitä, illallisia ja erilaisia aktiviteetteja kauniissa kirjasto miljöössä. Kolmas vaihtoehto on Venavaja meren ja rannan tuntumaan. Kauniisti entisöity Venevaja sopii 8-40 hengen tilaisuuksiin, juhliin ja illallisiin. Venevajalla on käytössä takka sekä merellinen terassi. Lisäksi Villa Calliola on saaristomainen, kartanon tyyliin entisöity kokoustila 6-20 hengen ryhmälle. Villa Calliolassa on kaksi takkaa, iso terassi ja kodinomainen oleskelutila. Ryhmätöitä varten on tarjolla lisäksi lukuisia tiloja Calliolan 12 hehtaarin alueella.
Calliolan aidot asiakaspalautteet kertovat mielenkiintoisesti asioita, joita kokousasiakkaat arvostavat. Ympäristö, tilojen siisteys ja toimivuus, moderni tekniikka, hyvä palvelu sekä ruoka ovat tärkeitä tekijöitä kokoustilojen varaamisen suhteen.
Aidot asiakastarinat kertovat kokoustilojen ja tapahtumien onnistumisesta
Lääkkeiden kehittämis- ja turvakeskus on nauttinut ohjelmallisesta kesäpäivästä Calliolassa. Päivän tunnelma on ollut kotoisa ja leppoisa.
Calliolan vahvuuksia ovat lukuisat mahdollisuudet.
– Täällä voi järjestää mitä ohjelmaa vaan, toimintaa ja rauhallisempaa.
– Valmiita ehdotuksia ohjelmanumeroiksi taisi olla talon puolesta yli 400.
Kätevä etäisyys mahdollistaa myös pelkän päivätapahtuman järjestämisen. Asiakkaiden mielestä Venevaja tila toimisi parhaiten 20–30 hengen tilaisuuksissa, esimerkiksi yksikön kehittämispäivässä. Ohjelmassa voisi olla perinteisen saunomisen lisäksi joku uutuus, vaikka zumbaa!
Paikka, jossa asiat onnistuvat
Kansainvälinen myyntiorganisaatio järjesti myyntiryhmän kolmipäiväisen kokouksen Calliolassa. Päivien tavoitteena oli hioa yhteen kahdesta organisaatiosta tulevat työntekijät ja rakentaa yhdessä tiimihenkeä. Ulkopuolinen vetäjä vastasi päivien koulutuksesta. Hän oli myös järjestänyt yllättävän oheisohjelman, joka sopi tilaisuuteen Jyrkin? mielestä erinomaisesti.
Tilaisuuksiin halutaan luoda vapaa ilmapiiri, joka antaa mahdollisuuden arjesta irtautumiselle. Tämän mahdollistaa mm. ympäristönvaihdos toimiston tutusta ilmapiiristä.
”Tilaisuuksia organisoidessa haasteenamme on myyntitiimimme, jossa työntekijät näkevät paljon hotelleja ja kokouspaikkoja. Pyrimme järjestämään yhteisiin tilaisuuksiimme aina jotakin uutta ja hieman perinteistä poikkeavaa. Ei kuitenkaan liian mahtipontista showta. Kokoukset pidetään usein toimistomme ulkopuolelle, jolloin ylimääräisiä häiriötekijöitä ei ole.”, toteaa tilaisuuden tilaaja.
Valintakriteerit kohtasivat Calliolan kanssa
Yhtenä valintakriteerinä asiakkaalla oli löytää rauhallinen kokouspaikka, johon oli helppo mennä. Sijainnin piti olla poissa keskustan vilinästä, jolloin osallistujilla olisi paremmat edellytykset luoda päivien aikana yhteisöllisyyden tunteen. Myös luonto ja meri ovat Jyrkille tärkeitä elementtejä, koska rauhallisessa ympäristössä osallistujat myös viihtyvät.
Calliola oli tilaajalle ennestään tuntematon paikka, mutta oli kuullut positiivisia kommentteja paikasta. Hänen mukaansa Calliola sopi loistavasti asetettuihin tavoitteisiin, joten kokous päätettiin järjestää Snappertunan merimaisemissa. Hinta ei ollut tässä tilaisuudessa ratkaiseva tekijä, vaan muu kokonaisuus merkitsi enemmän.
Internetsivuihin tutustuessaan kokousasiakas huomasi, että tarjonta ja hänen omat toiveensa osuivat yhteen. Luodut mielikuvat kaiken lisäksi kohtasivat paikan päällä. ”Kuvat ja matka olivatkin se viimeinen asia, miksi loppujen lopuksi valitsimme Calliola. Odotukset yksinkertaisesti vastasivat niihin tarpeisiin, jotka olimme kokouspaikalle asettaneet. Ympäristökriteereiden pitää olla kohdillaan ja tokihan kokousvälineistöllä on oma merkityksensä”.
Monia muistoja mukaan
”Calliolan tilat sopivat kaikkiin päiviemme tapahtumiin loistavasti. Pienillä jutuilla saa paljon aikaiseksi. Ne ovat usein niitä erikoisempia ja mieleenpainuvimpia juttuja koko tilaisuudessa. Karate-kurssi sopi hyvin teemaamme, jossa ajatus ’kaikki on mahdollista, kun uskoo ja yrittää’ toteutui.”.
”Päivät täyttyivät tiukasta asiasta, mutta ympäristö vaikutti niin, että mieli lepäsi tauoilla. Siinä kohtasi tiukka asia ja vastapainona rauhallisuus”.
Tilaisuuden huippuhetkenä oli myös toisena iltana järjestetty Gaalaillallinen, jossa vapaa keskustelu ja toisiin tutustuminen jatkui luontevasti. Ryhmälle jäivät mieleen myös toimivat ja upeat majoitustilat sekä loistavat saunatilat.
”Calliolan yhdeksi parhaimmiksi puoliksi pitää sanoa erinomainen ruoka, joka oli paikan tyyliin rakennettua ja tehtyä. Näin hyvää palautetta tulee harvoin monen vuoden ravintolataustan omaavilta osallistujilta. Puitteet ja miljöö olivat hyvin säästetty ja otettu huomioon. Yleisesti huomasi, että tiedonkulku myynnin ja Calliolan henkilökunnan välillä oli toiminut. Mitään yllätyksiä ei tullut ja omakin aikataulu soljui sovituissa raameissa. Calliolassa homma yksinkertaisesti toimi”.
Rauhallinen, luonnonläheinen ja iloinen ovat sanoja, jotka Calliolan asiakkaiden palautteiden mukaan kuvaavat parhaiten Calliolaa. Hän korostaa myös kokousvastaavan roolia paikan päällä. Osallistujilla oli tilaisuuden aikana tunne, että heidän toiveitaan kuunnellaan.
”Calliola oli kokonaisuudessaan loistava paikka. Paikan päällä olisi hienoa järjestää myös kalastusretki tai henkilöstön grillibileet. Calliolassa on hyvät mahdollisuudet järjestää kokouksen ohjeen oikeastaan mitä vaan. Olen tyytyväinen, että valitsimme Calliolan ja voin lämpimästi suositella sitä, jos minulta kysytään kokouspaikkoja.”.
Calliolassa on fiilis kohdallaan
Ammattimaisella asenteella tilaisuuksia järjestävä teknologia -yhtiö järjesti 12 hengen kokouspäivät Calliolassa. Hän nauttii muiden työtehtäviensä lisäksi kokousten ja koulutusten organisoinnista ympäri Suomea. Calliolassa tällä erää ohjelmaan kuului mm. ryhmäharjoituksia, toisiin tutustumista ja rentoa yhdessäoloa. Yllätykseksi Pasi oli järjestänyt miesvoittoiselle porukalle Calliolan Karjalanpiirakat -kurssin, jonka aikana huumorista ei tullut loppua.
”Kokouspaikkaa valitessani pohdin ensimmäisenä kenelle olen tilaisuutta järjestämässä. Tämän jälkeen mietin paikan etäisyyttä, käytännöllisyyttä, muunneltavuutta ja toiminnallisuutta. Kriteereihini kuuluvat myös henkilökunnan toiminta ja se, kuinka kiinnostuneita he ovat tulevasta tapahtumasta ja tilaisuuden järjestäjästä. Calliolassa nämä kaikki seikat olivat kohdillaan”, osaston vetäjä toteaa.
Miljööllä on useiden asiakkaiden mielestä 150 %:n vaikutus kokouksen onnistumiseen. Tämän jälkeen tulevat muut kokoukseen liittyvät asiat. Majoituksella, hyvällä ruoalla ja erinomaisilla viineillä on myös merkitystä päivien onnistumiseen.
Paikka, jossa pääsee irti arkipäivänrutiineista, ihastutti ensisilmäyksellä
Ennen tilaisuutta tilaaja kävi tutustumassa Calliolan miljööseen ja tiloihin. Vanha Päärakennus herätti hänessä tunteen, että tässä paikassa on mahdollisuuksia, vaikka minkälaisten tilaisuuksien järjestämiseen. Hän ihastui erityisesti Venevajaan, jossa näki siltä istumalta oman kokouksensa ja tunnelmallisen illallisen satoine kynttilöineen.
”Parasta oli, että Calliolassa onnistui ehdottamani ideat. Teidän kanssa oli todella hyvä tehdä yhteistyötä. Jos jotain ideaa ei voinut toteuttaa, annoitte siihen toimivan vaihtoehdon. Lämmin vastaanotto tutustumiskäynnillä vakuutti minut, että Calliola oli paikka, johon halusin tuoda ryhmäni”.
”Oli upeata huomata, kuinka sama formaatti jatkui internetsivujen tunnelmasta koko Calliolan miljöön läpi. Calliolassa vakuutuin täysin paikan tarjoamista mahdollisuuksista ja mielikuvani kohtasivat täydellisesti . Merihenkisyys, tilat, henkilökunta ja palvelut tekivät Calliolasta sellaisen, että se erottautui muista vastaavista paikoista”.
Tulemme varmasti uudestaan
Calliolassa voi järjestää erityyppisiä tilaisuuksia, kuten johtoryhmien palavereita ja virkistystilaisuuksia, tiimihengen nostatuspäiviä ja organisaatioiden palkintomatkoja. Ympäristö antaa hyvät puitteet uuden kehittämiselle, joten kehittämispäivät ovat omiaan Calliolassa. Hän näkee paikan sopivan hyvin myös tunnelmallisten häiden järjestämiseen.
”Mielestäni Calliolaa kuvaa erityisesti sanat vapauttava, raikas, merellinen, motivoiva ja rentouttava. Calliolassa jokainen voi olla oma itsensä. Henkilökunnan ystävällisyys, luonnollisuus ja joustavuus äkillisiin muutoksiin loivat positiivinen fiiliksen tilaisuuteemme. Meillä oli koko ajan tunne, että henkilökunta todella välitti meistä, vaikka olivat huomaamattomissa. Vapautunut tunnelma loi olon, kuin olisi viettämässä lomaa. Kaikki oli enemmänkin kuin hyvin paikan päällä ja fantastinen illallinen kruunasi päivämme”.
Asiakas suosittelee Calliolaa lämpimästi kaikille, jotka haluavat kokea ja organisoida ikimuistoisia tapahtumia. Hän suosittelee järjestämään tilaisuuteen myös hieman vapaa-aikaa, jotta osallistujille olisi aikaa nauttia inspiroivasta miljööstä ja tunnelmasta.
”Tilaisuutemme aikana käsittelimme haasteellisiakin asioita, mutta ympäröivä fiilis sai asioihin positiivisen latauksen. Tapahtuman jälkeen lähdimme rentoutunein mielin kohti kotia. Matkan korvaa ehdottomasti fiilis paikan päällä. Calliola on kokous- ja koulutuspaikka, jossa järjestän varmasti tulevaisuudessakin tilaisuuksia.”.
Tunnelma on tärkeä
Calliolan ilmapiirissä korostuvat läheisyys ja vapaamuotoisuus.
Alun alkaen päädyimme Pohjoismaisen organisaatiomme kanssa Calliolaan ensimmäisen kerran jo vuonna 1997. Ihastuin Calliolan miljööseen ja koko ympäristöön välittömästi. Olimme silloin aloittamassa säännöllistä koulutustamme, ja Calliolassa käynnin jälkeen ehdotin kouluttajallemme paikaksi Calliolaa.
Niin koko paikka kuin henkilökuntakin luo omaleimaisen vapaata ilmapiiriä ja tunnelmaa. Tunnelmaa, joka on läheinen ja näin ollen ihanteellinen ryhmän yhteishenkeä luotaessa. Ilmapiirin aistii kaikesta, majoituksesta koulutustiloihin.
Pientenkin epäonnistuneiden asioiden johdosta olisi helppo vaihtaa paikkaa, jossa koulutukset toteutetaan. Meillä kuitenkin kaikki asiat, pienistä yksityiskohdista lähtien, ovat toimineet moitteettomasti.
Calliolan tärkeimmät ominaisuudet ovat ympäröivä luonto ja ympäristö sekä henkilökunnan palvelualttius.Tässä muistilistaa Calliolan asiakkaiden aidoista palautteista viime vuosilta: ”Illallinen oli loistava, erityisesti leipä oli ihanaa, iloinen vastaanotto koko henkilökunnalta, oli tervetullut olo, kaunis rustiikkinen tila, mahtava näkymä, sopivan lämmin, kaunis paikka ja ystävällinen palvelu, jälleen upeaa palvelua henkilökunnalta, Venevajalla ja VillaCalliolassa lämmin tunnelma ja upeat näkymät, kaunis, virkistävä ympäristö, akkuja lataava tilaisuus, hyvät tarjoilut, upea maisema, riittävä, muunneltava tila ystävällinen tunnelma, viihtyisä, merellinen ympäristö, kaikki sujuu, ihana henkilökunta, mutkaton, huumorintajuinen, ihmisläheinen palvelu, hyvä ja riittävän iso tila, ilma riitti (IdeaCallio), loistava tunnelma meren äärellä, ruokahuolto Calliolassa on erinomaista, mukava ja osaava henkilökunta, viihtyisä ja toimiva kokoustila ( Venevaja ), mahtavat maut lähiruoasta, tosi positiivinen yllätys, kaunis ja avara maisema, rauhallinen, tekniikka toimi hyvin, sopivan kokoinen ryhmällemme, aivan ihana paikka, kynttilät ym. ihania tunnelmanluojia, täydellisiä makuja ja ihanaa, kun oli vähän erilaista. Hyvin huomioitu myös gluteeniton ruokavalio! Sauna oli todella vaikuttava ja kaikin puolin hieno, työntekijät ihanan innostuneita ja heistä näkyi, että he pitävät työstään. Kokki myös loistava, todella hyvät maut, ei mitään perusjuttuja vaan mielenkiintoisia yhdistelmiä. aivan superhyvää, hyvät sapuskat ja kiva tunnelma. Terassi oli mainio kokoustila kelien salliessa (syyskuu ja Venevaja)”.