Häiden suunnittelu: käytännön opas unelmien hääpäivään sekä neuvoja miten valita oikea hääpaikka

Häiden suunnittelu voi tuntua samaan aikaan ihanalta ja yllättävän monimutkaiselta. Yksi päätös vaikuttaa seuraavaan: vierasmäärä määrittää budjettia, budjetti rajaa vaihtoehtoja, ja hääpaikka sanelee aikataulua, ohjelmaa ja tunnelmaa.

Tässä artikkelissa käydään läpi selkeä ja toimiva tapa suunnitella häät alusta loppuun; erityisesti, jos haaveissa ovat häät saaristossa tai merenranta häät. Saat konkreettisen suunnittelumallin, tarkistuslistat ja päätökset, jotka helpottavat koko projektia.

1) Aloita näistä kolmesta päätöksestä: tyyli, vierasmäärä, budjetti

Ennen kuin selaat yhtäkään hääpaikkaa, tee nämä kolme:

Tyyli, eli fiilis

Kirjoittakaa 5–10 sanaa, jotka kuvaavat teidän juhlaa (esim. “rento, merellinen, lämmin, hyvä ruoka, pitkä ilta, tanssi”). Näistä tulee kompassi, joka helpottaa päätöksiä myöhemmin.

Vierasmäärä, arvio riittää antamaan suuntaa

Tehkää alustava vieraslista ja jakakaa se kolmeen koriin:

• “Ehdottomasti”

• “Haluaisimme”

• “Jos budjetti ja tila riittää”

Vierasmäärä vaikuttaa suoraan siihen, millainen hääpaikka toimii (ja paljonko kaikki maksaa).

Budjetti

Päätös ei ole “paljonko halutaan käyttää”, vaan “paljonko voidaan käyttää hyvällä fiiliksellä”. Kun raamit ovat selvät, suunnittelu helpottuu heti.

2) Hääpaikan valinta: kysy nämä 12 asiaa ennen varausta

Hääpaikka on usein koko hääpäivän “runko”. Se vaikuttaa logistiikkaan, aikatauluun, ohjelmaan ja kokemukseen.

Kun vertailette vaihtoehtoja, kysykää vähintään nämä:

1. Kapasiteetti: kuinka moni mahtuu mukavasti (ei maksimi määrä ihmisiä “ahtaasti”)
2. Säävarasuunnitelma: mitä tapahtuu, jos sataa / tuulee? (Tämä on tärkeä erityisesti merenranta häissä).
3. Vihkiminen samassa paikassa? Onko mahdollista/helppoa?
4. Aukioloaika ja jatkot: mihin asti voi juhlia? Onko melurajoituksia?
5. Majoitus: onko paikan päällä tai lähellä? Saako vieraat helposti yöksi?
6. Kuljetukset ja pysäköinti: miten vieraat saapuvat ja lähtevät?
7. Catering: tuleeko helposti talon kautta? Entä ruokavaliot?
8. Juomat: anniskelu vai omat juomat? (Tämä vaikuttaa budjettiin ja järjestelyihin).
9. Kalusto ja tekniikka: äänentoisto, mikit, valaistus, projektori?
10. Koristelu ja somistus: mitä kuuluu hintaan, mitä saa ripustaa, milloin pääsee rakentamaan, ihania ideoita tai suosituksia edeltävistä häistä?
11. Esteettömyys: portaat, wc-tilat, lastenvaunujen reitit, iäkkäiden vieraiden huomiointi.
12. Hinta ja sisältö: mitä hintaan oikeasti sisältyy ja mitä ei (henkilöstö, siivous, loppusiivous, liinat, astiasto, majoitus, jne.)?

Lisä-vinkki: pyytäkää tarjouksen lisäksi yksi esimerkkipäivän aikataulu, jonka hääpaikka on nähnyt toimivan omissa tiloissaan.

3) Häät saaristossa: mitä pitää huomioida, että kaikki tuntuu helpolta myös vieraille

Häät saaristossa ovat taianomaiset, koska luonto tekee puolet tunnelmasta: merituuli, hiljaisuus, iltavalo, rannat ja luonto-polut. Mutta samaan pakettiin tulee myös käytännön juttuja, jotka kannattaa suunnitella etukäteen.

Saaristohäiden “pakollinen trio”

Kuljetus + majoitus + säävarasuunnitelma.

• Kuljetukset: järjestäkää selkeä tieto siitä, miten paikalle tullaan ja miten sieltä pääsee pois (autot, kimppakyydit, tilausbussi, vene). Moni saaristohääpaikka toimii loistavasti, kun vieraille tekee saapumisesta mahdollisimman valmista (yksi ohje, yksi aikataulu).

• Majoitus: jos osa vieraista tulee kauempaa, majoitus nostaa koko juhlan mukavuuden ja vähentää stressiä.

• Sää: saaristossa sää voi vaihtua nopeasti. Hyvä varasuunnitelma tekee sen, että tuuli tai sade ei pilaa mitään; se vain vaihtaa toteutustapaa.

Vieraskokemus saaristossa (pieniä juttuja, iso vaikutus)

• Lähetä saapumisohjeet karttalinkin + parkkiohjeen + aikataulun kanssa.

• Kerro etukäteen, onko alueella korkkareille haastavia pintoja (hiekka, nurmi, kalliot).

• Varaa vilttejä/huopia, jos juhla on osin ulkona.

• Tee paikalle saapumisesta ikimuistoinen ”wau” -kokemus: opasteet, tervetulokyltti, ensimmäinen juoma. Kaikki detailit selvästi mietitty.

4) Merenranta häiden tunnelma on itsestään luvattu, joten suunnittele vain yksityiskohdat oikein

Merenranta häät ovat usein visuaalisesti upeat ilman ylisomistusta. Maisema on osa juhlaa. Mutta meren äärellä kannattaa suunnitella:

• Tuuli: kampaukset, helmat, kukat, kynttilät, äänentoisto. Valitkaa somisteet, jotka eivät elä tuulessa liikaa.

• Ääni: meri ja tuuli voi peittää puhetta. Mikrofoni vihkimiseen on usein fiksu veto.

• Valo: sopikaa kuvaajan kanssa ”golden hour” -ikkuna ja varatkaa siihen oma hetki.

• Lämpötila: vaikka olisi kesä, ilta viilenee rannassa usein nopeasti.

–

Hyvä nyrkkisääntö on, että jos ulkona on vihkiminen tai cocktail-hetki, tehkää suunnitelma A (aurinko) ja B (tuuli/sade) niin, että kumpikin näyttää tarkoitukselliselta.

5) Häiden suunnittelu -esimerkki aikataulu (12–18 kuukautta)

Alla on selkeä rytmitys, jota moni käyttää. (Huom: teidän matkanne voi olla nopeampi tai pidempi, tämä on enemmän turvallinen perusrunko).

12–18 kk ennen

• Päätös: tyyli, vierasmäärä, budjetti

• Valitkaa päivämäärä / sesonki

• Varaa hääpaikka ja mahdollinen vihkipaikka

• Aloittakaa tärkeimpien tekijöiden (kuvaaja, bändi/DJ) kartoitus

9–11 kk ennen

• Lähettäkää save the date / alustava kutsu

• Varatkaa kuvaaja ja musiikki

• Päättäkää catering- ja juomalinja

6–8 kk ennen

• Kutsut ulos

• Menun suunnittelu ja maistelu

• Pukuasiat käyntiin (varaus, sovitukset)

• Somistus- ja kukkasuunnitelma

3–5 kk ennen

• Vieraslista lukkoon ja istumajärjestysluonnos

• Aikataulu (päivän kulku) ja ohjelma

• Kuljetukset / majoitusinfo vieraille (erityisesti häät saaristossa)

1–2 kk ennen

• Viimeistely: musiikit, puheet, printit, opasteet

• Viimeinen sovitus, kauneuspalvelut

• Varmistukset kaikille toimittajille

Viimeiset 1–2 viikkoa ennen hääpäivää

• Pieni “hätävarakassi” (laastarit, särkylääke, neula & lanka, teippi)

• Aikataulu ja vastuut jaettu (kuka hoitaa mitä)

• Lepoa ja ruokaa (tämä on yllättävän tärkeä kohta)

6) Muista myös viralliset asiat, ettei tule viime hetken yllätyksiä

Suomessa ennen vihkimistä tehdään avioliiton esteiden tutkinta. Se kannattaa hoitaa ajoissa sillä prosessi voi kestää useita viikkoja, ja todistus on voimassa 4 kuukautta.

7) Esimerkkiaikataulu hääpäivälle

Tässä yksi hyvä perusrunko, jota voi muokata omien tarpeiden mukaan:

• 13:00 – Valmistautuminen ja kuvaus (pareittain / potretit)

• 15:00 – Vihkiminen

• 15:45 – Onnittelut ja ryhmäkuvat

• 16:30 – Cocktail / alkumaljat sekä siirtymät

• 18:00 – Illallinen alkaa

• 19:30 – Puheet / ohjelma

• 21:00 – Ensitanssi ja bileet

• 23:00 – Iltapala

• 01:00 – Juhla jatkuu / hiljainen tunnin vaihto / kuljetukset

• 02:00 – Päätös

Saaristossa ja rannassa siirtymiin kannattaa varata vähän ekstraa, jotta kukaan ei tunne kiirettä.

8) Yleisimmät ongelmatilanteent, sekä miten vältät ne

• Hääpaikka varataan ennen kuin vierasmäärä on yhtään selvillä: riskinä liian pieni tai liian iso tila.

• Ulkovihkiminen ilman B-suunnitelmaa: merenranta häissä tämä on melkeimpä pakko hoitaa.

• Kuljetusinfo tulee vieraille liian myöhään: etenkin häät saaristossa: lähetä selkeät ohjeet ajoissa.

• Aikataulu on liian tiukka: lisää ns. tyhjää / vapaata tilaa, se tekee päivästä luksusta.

9) Kun etsit hääpaikkaa saaristossa, tee siitä helppoa itsellesi

Jos haaveilette merellisestä juhlapäivästä, kannattaa etsiä hääpaikka, jossa kokonaisuus on mietitty valmiiksi: toimiva logistiikka, selkeä säävarasuunnitelma, hyvät sisätilat, ja ympäristö, joka näyttää hyvältä ilman ylisomistusta.

Raaseporin seutu on muutenkin tunnettu monipuolisista häämiljöistään (meren äärellä, maaseudulla ja historiallisissa ympäristöissä).

Calliolassa me rakastetaan sitä hetkeä, kun hääpari huomaa: “tämähän tuntuu helpolta”. Jos haluatte jutella teidän päivästä ja siitä, millainen kokonaisuus toimisi teille, laittakaa meille viesti. Me autamme kirkastamaan suunnitelmanne ja tekemään siitä käytännössäkin toimivan! <3